Las órdenes de Room Service permiten registrar la venta de productos para un huésped hospedado o para una venta directa al mostrador.

Antes de crear una orden, todos los productos deben encontrarse registrados en el inventario de Easyroom, habilitados para su venta y asignados a una categoría de Room Service. De esta forma, estarán disponibles dentro del catálogo de productos al momento de registrar una orden.

Crear una orden

Las órdenes pueden registrarse desde dos puntos de acceso:

• El módulo principal de Room Service.

• El apartado de Room Service dentro del detalle de una habitación.

En ambos casos, el proceso de creación es prácticamente el mismo. La única diferencia es que, al iniciar desde una habitación, la orden queda asociada automáticamente a ese hospedaje.

Selección de productos

El primer paso consiste en seleccionar los productos que formarán parte de la orden.

Cada producto agregado aparece en el resumen de la orden, desde donde es posible:

• Modificar cantidades.

• Agregar comentarios para preparación.

• Agregar extras al producto.

• Eliminar productos antes de continuar.

Una vez completada la selección, haga clic en Continuar para acceder al detalle de la orden.

Detalle de la orden

En esta pantalla se registra toda la información necesaria para formalizar la venta.

Tipo de venta

Define el destino de la orden.

1. Venta al mostrador: La orden se entrega directamente al cliente sin asociarla a una habitación.
   
2. Habitación: La orden se registra para ser entregada en una habitación específica.

Productos

Muestra el resumen de los productos seleccionados.

Desde esta sección aún es posible:

• Modificar cantidades.

• Eliminar productos.

• Ver precios e importes de la orden.

Pago

Permite definir cómo será registrada la venta.

Tipo de pago

Determina el estado inicial del pago de la orden.

Las opciones disponibles son:

• Pago total.Pago parcial.

• Pago pendiente.

Por defecto:

• Las órdenes de venta al mostrador se crean con Pago total.

• Las órdenes asociadas a habitaciones se crean con Pago pendiente.

Nota: Los tipos de pago se pueden editar a conveniencia del usuario.

Método de pago

Define el medio con el que se realizará el cobro.

Easyroom permite registrar pagos mediante:

• Efectivo.

• Tarjeta.

• Depósito.

• Pagos mixtos.

• Cortesías.
  

• Consumo interno.
  

Registra al colaborador responsable de la entrega de la orden.

Esta información queda almacenada como parte del historial de la venta.

Propina

Permite registrar la propina correspondiente a la orden.

De forma predeterminada, Easyroom muestra sugerencias del 10 % y 15 % del total de la compra. También es posible capturar un importe personalizado.

Resumen de compra

Presenta el desglose final de la orden antes de confirmar su registro.

En esta sección se muestran:

• Productos registrados.

• Cantidades.

• Totales por categoría.

• Total de la compra.

• Método de pago seleccionado.

Al hacer clic en Crear orden, Easyroom solicitará confirmar si la orden debe enviarse al área de preparación o entregarse directamente al huésped sin pasar por preparación.

Con esta acción finaliza el registro de la orden.

Crear una orden desde una habitación

Cuando la orden se crea desde el detalle de una habitación, el proceso es el mismo que en el módulo principal.

La diferencia es que la habitación queda asignada automáticamente, por lo que no es necesario seleccionarla nuevamente durante el registro.

Para iniciar una nueva orden:

1. Abra el detalle de la habitación.

2. Ingrese a la pestaña Room Service.

3. Haga clic en Crear pedido.

4. Seleccione los productos del catálogo.

5. Complete el detalle de la orden.

6. Confirme si la orden será enviada a preparación o entregada directamente.

Gestionar una orden

Después de crear una orden, su seguimiento puede realizarse desde diferentes puntos del sistema.

Estatus de órdenes

Es el punto principal para administrar todas las órdenes registradas.

Desde esta sección es posible:

• Consultar información de la orden.

• Editar la orden.

• Registrar pagos.

• Cancelar órdenes.

• Dar seguimiento a su estatus.
  

Room Service de la habitación

Desde el detalle de la habitación también es posible consultar las órdenes registradas para ese hospedaje.

Cada orden permite:

• Consultar su información.

• Editarla.

• Cancelarla.

• Reimprimir el ticket.
  

Editar una orden

Las órdenes pueden modificarse siempre que no hayan sido pagadas.

1. Detalle de habitacion: Desde el menú de tres puntos en la orden.
   

1. Estatus de órdenes: Abra el detalle de una orden desde la tabla. En la parte inferior del detalle podrá acceder a la edición de la orden.

1. Abra el detalle de la orden desde Estatus de órdenes o desde Room Service de la habitación.
   

2. El sistema cargará nuevamente el catálogo con los productos originales.

3. Realice las modificaciones necesarias.

4. Confirme nuevamente el detalle de la orden para actualizar la información y continuar con el proceso de preparación o entrega.

Registrar el pago de una orden

Las órdenes con Pago pendiente son las más comunes para el servicio a habitaciones.

Una vez que la orden ha sido preparada y entregada, es necesario registrar el pago para finalizar la venta.

El pago puede registrarse desde cualquiera de los siguientes puntos.

Estatus de órdenes

1. Localice la orden.

2. Abra su detalle.

3. Haga clic en Registrar pago.

4. Seleccione el método de pago y, si corresponde, registre la propina.
   

Room Service de la habitación

Desde la pestaña Room Service del detalle de la habitación, haga clic en Registrar pago para completar el cobro de las órdenes pendientes.

Pagos de la habitación

También es posible registrar pagos desde la pestaña Pagos del detalle de la habitación.

En esta pantalla encontrará dos apartados:

• Pendientes de estancia.

• Pendientes de Room Service.

Seleccione Room Service para visualizar todas las órdenes pendientes y registrar el pago de una o varias órdenes en una sola operación.

Cancelar una orden

Las órdenes únicamente pueden cancelarse mientras tengan un Pago pendiente.

Una vez que una orden ha sido pagada, ya no es posible cancelarla.

¿Desde dónde puede cancelarse una orden?

La cancelación puede iniciarse desde cualquiera de los siguientes puntos del sistema.

Room Service de la habitación

Desde el detalle de la habitación, ingrese a la pestaña Room Service.

En los apartados Órdenes en preparación y Órdenes pendientes de pago, cada orden cuenta con un menú de opciones desde el que puede seleccionarse Cancelar orden.

Estatus de órdenes

Desde el módulo principal de Room Service, abra la sección Estatus de órdenes y localice la orden que desea cancelar.

Dentro del detalle de la orden, en el menú de opciones ubicado en la parte superior derecha, seleccione Cancelar orden.

Proceso de cancelación

Al iniciar la cancelación, Easyroom mostrará todos los productos registrados en la orden.

Para cada producto será necesario indicar el destino que tendrá después de la cancelación.

Las opciones permiten definir si el producto:

• Regresa al inventario.

• Se registra como merma.

Esta decisión se aplica de forma individual para cada producto de la orden.

Una vez confirmada la cancelación, la orden actualizará su estatus a Orden cancelada.

Si la orden ya se encontraba en preparación, el cambio también se reflejará en el Panel de preparación, permitiendo al personal identificar que la orden fue cancelada y detener su proceso de elaboración.