Módulo de gastos en Easyroom
El módulo de Gastos centraliza el registro de todos los egresos generados por la operación del hotel, independientemente del método de
pago utilizado.
Cada gasto puede clasificarse mediante categorías y subcategorías previamente configuradas, lo que facilita su consulta, seguimiento
y análisis. También permite administrar presupuestos por categoría y consultar indicadores que apoyan la toma de decisiones y el control financiero
Perfiles de usuario
El módulo de Gastos cuenta con funcionalidades específicas según el perfil del usuario. Administrador o recepcionista.
Administrador
El perfil de Administrador cuenta con acceso completo al módulo y es responsable de su configuración y administración.
Funciones:
- Administrar las categorías y configurar subcategorías de gastos.
- Asignar y editar presupuestos por categoría.
- Registrar gastos de caja chica (efectivo) y gastos con otros métodos de pago (efectivo, Visa o Mastercard, depósito o transferencia y American Express).
- Consultar el historial de gastos registrados.
- Visualizar métricas, indicadores y analíticos del módulo.
- Editar o eliminar cualquier gasto registrado por cualquier usuario.
Recepción
Tiene acceso únicamente a las funciones necesarias para el registro y consulta de gastos de caja chica.
Funciones:
- Registrar gastos de caja chica utilizando únicamente el método de pago efectivo.
- Consultar los gastos registrados durante el día por todas las recepcionistas.
- Editar o eliminar únicamente los gastos registrados por ella misma, siempre que:
- El gasto pertenezca a su turno.
- Aún no se haya realizado el corte de caja.
- Se capture correctamente el PIN de autorización del administrador.
El perfil de Recepción no cuenta con acceso a la configuración del módulo, presupuestos, categorías, subcategorías, métricas ni analíticos.
Reglas generales del módulo
El módulo de Gastos opera bajo las siguientes reglas para garantizar un correcto control de los movimientos financieros del hotel:
- Los gastos de caja chica únicamente pueden registrarse el mismo día en que se generan y siempre mediante el método de pago en Efectivo.
- Los gastos de caja chica forman parte del corte de caja; una vez realizado el corte correspondiente, ya no podrán editarse ni
- eliminar.
- Los gastos que no pertenecen a caja chica únicamente pueden ser registrados por el Administrador y pueden capturarse con fechas
- del mes en curso.
- Una vez generada la carátula mensual, los gastos que no pertenecen a caja chica ya no podrán editarse ni eliminarse.
- El Administrador puede editar o eliminar cualquier gasto registrado en el sistema, incluidos los gastos de caja chica y los registrados
- por los perfiles de Recepción, siempre que se respeten las restricciones de corte de caja o cierre mensual.
- Los usuarios con perfil de Recepción únicamente pueden editar o eliminar los gastos registrados por ellos mismos, siempre que el
- gasto pertenezca a su turno y aún no se haya realizado el corte de caja.
- Las categorías principales son predefinidas por el sistema y no pueden editarse ni eliminarse.
- Solo es posible crear subcategorías adicionales. La subcategoría Pago de propinas viene preconfigurada por el sistema y no puede editarse ni eliminarse.